(ke qi), betekent beleefdheid en hoffelijkheid. (he qi), betekent harmonie. Chinezen voelen zich comfortabel om keqi en heqi te zijn in een relatie. Boosheid of ergernis tonen kan de relatie tussen jou en je Chinese partners ruïneren.
Guanxi in China
Guanxi (relatie tussen mensen) is even belangrijk in het Westen als in Azië. In het Westen wordt er alleen niet zoveel over gesproken. Misschien wordt in de Chinese context guanxi (relatie tussen mensen) soms verward met guanxi - relatie tussen bedrijven en overheidsfunctionarissen.
In mijn ervaring is de overheidsguanxi degene die China echt onderscheidt van zaken doen in het Westen, en het is de guanxi die je echt nodig hebt om je bedrijf succesvol te maken.
--Ingo M. Späth, BDM Azië
Na het lezen van meer van de opmerkingen van maanden geleden lijkt het erop dat velen in dezelfde discussie over guan-xi vallen als elke andere discussie over China en wat belangrijk is voor zaken. In het VK hebben we het Old Boys Network - als je de juiste schooldas hebt, pas je mooi in de club, dank je wel. Ik ben er zeker van dat de meeste landen een vorm van guan-xi-stijl netwerk hebben. Ik heb deze in veel buitenlandse landen gevonden en hulp is altijd beschikbaar van een medelandgenoot. Het concept van guan-xi op zich is niet uniek.
Leer de taal, wees beleefd en vergeet niet waar je vandaan komt en wat je eigen waarden zijn voordat je jezelf gaat voorbereiden op het omgaan met mensen die nogal andere zakelijke praktijken hebben. Onthoud, zij zijn net zo geïnteresseerd om zaken met jou te doen als jij met hen. Als je niet Chinees bent, heb je geen 'gezicht' - dit kan hen van streek maken omdat ze niet weten hoe ze met je om moeten gaan - op dezelfde manier dat jij misschien in de war bent door 'gezicht' moet je het hen geven.
--Joel Summerhayes, Waking Dragon Management Consultants Ltd
In tegenstelling tot het Westen, waar het opbouwen van relaties minder belangrijk is vanwege de strikte wetten en een cultuur die contractuele verplichtingen ondersteunt, is een westerling die China binnenkomt zonder guanxi als het betreden van een afgrond. Het begrijpen van guanxi is een uitdagend proces voor een westerling, het bestuderen van guanxixue en het opbouwen van een guanxiwang is fundamenteel belangrijk. Het is verstandig voor een westers bedrijf om de juiste mensen met de juiste guanxiwang aan te nemen om te voorkomen dat ze worden buitengesloten van de snelst groeiende markt ter wereld.
Guanxi versus Contract
Terwijl het Westen zaken doet via het contract, kijken Chinezen naar de guanxi, die verder gaat dan het contract, voor oprechte betrokkenheid. Guanxi verweeft zich vaak met zakelijke relaties in China en speelt een belangrijkere rol dan een contract.
Guanxi versus Handel
Guanxi is een cruciale factor van de netwerken die dienen als een brug tussen de handelaren. Voor de leverancier betekent dit dat ze op de waardeketen van een fabrikant kunnen blijven zolang ze goede guanxi onderhouden. Voor de koper betekent het gunstige voorwaarden van de deal die onmogelijk zouden zijn zonder goede guanxi.
Guanxi versus Wederkerigheid
Om de goede guanxi te behouden, moeten beide partijen wederkerigheid tonen. In de Chinese filosofie geldt: "Niemand weet wanneer je in de problemen komt en een vriend in nood is een vriend inderdaad". Dit weerspiegelt de noodzaak van wederkerigheid.
Guanxi versus Probleemoplossing
Als er een geschil is tussen de partijen, moet de buitenlander de gerechtelijke procedure vermijden. De beste manier om het probleem op te lossen is via guanxi, waarmee het probleem wordt opgelost zonder de goede zakelijke relaties te schaden.
--Josh Chan, Ph.D, Senior Research Fellow aan het Oxford International Business College
Als insider van de Chinese cultuur heb ik geobserveerd hoe buitenlandse zakenmensen communiceren met hun Chinese partners. Sommigen slaagden, anderen faalden.
Met betrekking tot zaken doen met een Chinese zakenpersoon, hier zijn enkele taboes om te onthouden:
1. Breng je Chinese partner nooit in verlegenheid in welke situatie dan ook. Hoe westers hij/zij ook is, mianzi is de diepgaande filosofie. Als je Chinezen goed behandelt, zullen ze jou goed behandelen. Chinezen beschouwen de verplichtingen om gunsten terug te betalen als iets heel belangrijks.
2. Wees niet te opdringerig. Westerlingen houden ervan logisch (wetenschappelijk) te denken, maar Chinezen houden ervan te voelen (artistiek). Je kunt groot praten met Chinezen, maar begin altijd vanuit een klein punt om ervoor te zorgen dat ze zich comfortabel voelen om zaken met je te doen. Zodra je een goede relatie en succesvolle eerste samenwerking met je Chinese partner hebt, zullen ze je betrouwbaar vinden, er zal vanzelf meer zaken naar je toe stromen. Nooit pushen. Wees altijd beleefd en geduldig.
3. Wees niet te direct in het weigeren van een gunst: De beste manier om om te gaan met een verzoek waar je je ongemakkelijk bij voelt, is om te voorkomen dat je jezelf in die
situatie in de eerste plaats. Als je jezelf toch in zo'n situatie bevindt, weiger dan zonder heel directe taal te gebruiken om de andere partij te helpen
gezicht te redden. In veel gevallen, in plaats van te zeggen dat je het niet kunt doen, is het beter om iets te zeggen in de trant van "het kan moeilijk zijn." Probeer dan een compromis te bedenken waar je je prettig bij voelt.
--Mimi Wei, Productmanager bij Focus Technology
Prijs en Kwaliteit
Het belangrijkste is dat mensen 'willen' zaken doen - maar je moet heel duidelijk zijn over je verwachtingen van hen in termen van levering, verzending, kwaliteit, enz. Je moet je bewust zijn van deze 'beperkingen' en ervoor zorgen dat je 'realistisch' bent over prijs en prestaties... je krijgt nergens een top product voor een bodemprijs!
Je kunt er niet van uitgaan dat een bedrijf 'weet' hoe iets veilig en correct overzee te verzenden! weet hoe het item zal worden verkocht/geëxporteerd en dus 'visuele kwaliteit' van verpakking of weet hoe het zal worden gebruikt in jouw markt en dus 'veiligheidskwaliteit/materialenkwaliteit'. De meeste 'kleine' Chinese bedrijven maken één product echt goed - maar ze hebben niet noodzakelijk de verfijning van verpakking/marketing/export - houd hier rekening mee.
Je 'gezond verstand' is geen paradigma dat Chinezen gemakkelijk kunnen begrijpen (omdat elke vereiste anders is plus een taalbarrière!).
Door hier goed op te letten, deze kwaliteiten goed te definiëren en de belangrijke items te benadrukken, zorgt ervoor dat de Chinese partner zich richt op de dingen die jij wilt.
--Gareth Humphris, Hoofdadviseur bij EdVantage China Onderhandelen in China
Nog een punt is dat wij buitenlanders moeten begrijpen dat lagere prijzen, strakke schema's, taal- en cultuurbarrières uiteraard tot andere resultaten zullen leiden dan wanneer je het in je eigen land doet. Dus je moet een compromis sluiten tussen kwaliteit en kosten. Als je kwaliteitsproducten in China wilt, is het 100% mogelijk om ze te krijgen. Maar verwacht niet dat je ze voor zo'n lage prijs krijgt, zoals buitenlanders meestal denken.
--Anthony Garcia Senior, IT Project Manager op zoek naar kansen in Beijing
Chinese 'positieve lichaamstaal' signalen in vergaderingen en onderhandelingen tonen 'begrip', geen 'overeenkomst'.
Een contract is een uitnodiging om 'onderhandelingen' voort te zetten gedurende de levensduur van de relatie - geen 'bindend' document. Een handdruk is gewoon handen aanraken! Het woord van een heer is een blad dat in de wind fladdert!
Onderhandelen in China
Chinese 'positieve lichaamstaal' signalen in vergaderingen en onderhandelingen tonen 'begrip', geen 'overeenkomst'. Een contract is een uitnodiging om 'onderhandelingen' voort te zetten gedurende de levensduur van de relatie - geen 'bindend' document. Een handdruk is gewoon handen aanraken! Het woord van een heer is een blad dat in de wind fladdert!
Wees je ervan bewust dat mensen perfect Engels kunnen spreken maar geen teken geven - de meeste universitair opgeleide Chinezen kunnen goed genoeg Engels lezen om informatie uit documenten te halen. Als je wilt onderzoeken of 'bewegingsvrijheid' wilt hebben, accepteer dan geen lift van je gastheer - huur je eigen auto.
Onderzoek elke prijs - zorg ervoor dat ze hun kosten in de productie kunnen dekken - sommige verkopers, die graag verkopen willen maken, zullen 'lage prijzen' aanbieden die veranderen bij de eerste verzending - houd hier rekening mee! Onderzoek echt 'lage prijzen' die net op de RMC-kosten uitkomen of lager zijn!
Toon nooit openlijk ongenoegen - berisp niemand in het openbaar.
Besef dat je 'tolk' de Chinese protocollen van guanxi en hiërarchie moet volgen - volg hun leiding. Trek je beleefd terug als dat nodig is!
Guanxi zegt: Een 'lage' persoon kan geen 'hoge' persoon in vraag stellen - je personeel kan niet naar een manager in een ander bedrijf bellen en iets eisen!
Beheer niet 'via secretaresse' - vertrouwen op één persoon om alles voor je te vertalen zorgt voor wrok en guanxi-problemen in fabrieken of kantoren die je beheert.
De schoonvader van de baas zal de beveiliger of de tuinman zijn in 'familiebedrijven', wees respectvol naar alle mensen in bedrijven.
Controleer de fabriekscapaciteit - specificeer dat ze niet mogen 'uitbesteden' in de overeenkomst en wanneer ze dat onvermijdelijk doen, heb je iets om met hen te bespreken.
Onderhandelingen zijn altijd vloeiend - je zult de voorwaarden vele malen herzien, dus wees geduldig en controleer de herziene documenten altijd grondig. Zorg ervoor dat je na de onderhandelingen beschikbaar bent voor een maaltijd - dit 'bezegelt de deal' - let op wie er is, als de grote baas arriveert, betekent dit dat je groot hebt verloren in de onderhandelingen!
Geloof nooit enig 'advies' dat je op forums krijgt - het Chinese bedrijfsleven verandert en ook de houdingen en inzichten - in kleine familiebedrijven die ver van grote centra verwijderd zijn, kun je veel van de 'ideeën' hier als 'waar' beschouwen, maar wees zeer flexibel en zo grondig mogelijk - een respectvolle persoonlijke benadering werkt het beste!
--Gareth Humphris, Hoofdadviseur bij EdVantage China
Zijn Chinezen conservatief?
Na enig oppervlakkig contact met de Chinese cultuur kan een westerling gemakkelijk de indruk krijgen dat Chinezen conservatief zijn.
In China wordt conservatief zijn als een positieve deugd beschouwd. Maar Chinezen zijn progressief. Houd er ook rekening mee dat China een enorm land is met verschillende regio's die zich heel verschillend hebben ontwikkeld. Je kunt Chinezen niet met één woord generaliseren. Mensen die in grote steden wonen, hebben meer een westerse stijl. Mensen die in binnenlandse steden wonen, zijn conservatiever. Ook is leeftijd een grote factor. Oudere mensen zijn vaak conservatiever dan de jongere generatie. Jongeren geboren in de jaren 1990 zijn een typische generatie die heel interessant zou zijn om te bestuderen. China is gewoon zo groot en gewoonten kunnen heel verschillend zijn van noord naar zuid, van west naar oost.
Als je oosterse leiderschapsstijlen mengt met westerse methodologieën - krijg je dan een beter bedrijf?
Mijn joint venture draait op basis van een hybride management met mijn Chinese partners die de relatie met klanten en medewerkers leiden, terwijl wij als buitenlandse partner zorgen voor het systeem, geavanceerde technologie en kwaliteitsbeheer. Hoewel er enkele overlappingen zijn waar compromissen nodig zijn, is het resultaat behoorlijk indrukwekkend. Ongetwijfeld werkt de hybride aanpak beter dan alleen oosterse of alleen westerse management toe te passen, het is simpelweg de som van de sterke punten van beide kanten.
--Majdi Alhmah, Algemeen Directeur bij BFG International China
Zijn Chinezen moeilijk om mee te werken?
Een goede werkrelatie met duidelijk gedefinieerde vereisten werkte voor mij, er zijn enorme culturele verschillen en er zijn ook regionale en generatieverschillen en je moet ze allemaal aanpakken bij het opbouwen van een team in China. Ik heb veel mensen zien falen omdat ze er niet in slaagden ervoor te zorgen dat de boodschap die ze hebben overgebracht volledig is begrepen, zelfs Chinees naar Chinees hebben moeilijkheden, dus je moet heel duidelijk zijn en ervoor zorgen dat ze herhalen wat is gevraagd en de vereiste tijdlijnen. Als je duidelijk, eerlijk, recht door zee en bereid bent om op alle niveaus respectvol te communiceren, kun je je doel bereiken. Chinezen werken het beste in teams en met een goede leider.
--Gary Shatwell, CFO bij GZ Industries Ltd
"Geen probleem."
Chinezen zeggen graag "geen probleem." Of iets als "Ja, we kunnen alles doen." Het gaat niet om opscheppen. In de Chinese filosofie wordt het zeggen van "nee" als onbeleefd beschouwd en ze geloven dat het zeggen van iets negatiefs mensen in verlegenheid kan brengen. Als je zeker wilt weten dat je Chinese partner je begrijpt en het exacte resultaat levert dat je verwacht, is het altijd verstandig om je vereisten duidelijk te maken en de belangrijke punten te benadrukken.
