Máy hủy tài liệu là một thiết bị văn phòng bao gồm một bộ dao, một động cơ, v.v., có thể được sử dụng để cắt giấy và ngăn chặn thông tin bị rò rỉ để đạt được bảo mật. Chức năng chính của máy hủy tài liệu là hủy giấy, một số ít có thể hủy CD/VCD, thẻ ngân hàng, v.v. Các nút trên thiết bị thông thường thường là công tắc, xoay thuận, xoay ngược, v.v. Máy hủy tài liệu trung và cao cấp cũng có chức năng hủy liên tục, chống kẹt giấy, cảnh báo tải đầy, cảnh báo quá nhiệt và các chức năng khác.
1. Loại máy hủy tài liệu
- Máy hủy tài liệu bằng tay. Máy hủy tài liệu bằng tay có kích thước nhỏ và hiệu suất thấp, với lợi ích là bảo trì đơn giản và rẻ tiền.
- Máy hủy tài liệu để bàn. Kích thước nhỏ, có thể đặt trên bàn để sử dụng, phù hợp cho văn phòng và gia đình hàng ngày.
- Máy hủy tài liệu cá nhân/nhỏ gọn. Mẫu này lớn hơn một chút so với loại để bàn, và hiệu suất hủy tài liệu cũng được cải thiện đáng kể, phù hợp cho gia đình và văn phòng nhỏ.
- Máy hủy tài liệu văn phòng trung bình. Mẫu được sử dụng rộng rãi nhất với tính ứng dụng mạnh mẽ, hiệu suất hủy cao và hiệu quả chi phí cao.
- Máy hủy tài liệu văn phòng lớn. Kích thước lớn, phù hợp cho các văn phòng doanh nghiệp lớn, có thể lưu trữ nhiều giấy vụn, giảm rắc rối, giá cả đắt đỏ.
2. Cách chọn máy hủy tài liệu?
Các thông số chức năng cơ bản của máy hủy tài liệu bao gồm phương tiện có thể hủy, mức độ bảo mật, số lượng tờ hủy, kích thước tờ hủy, thời gian hủy liên tục, dung tích và tốc độ hủy.
2.1 Tiêu chuẩn của máy hủy tài liệu
Yêu cầu về hủy tài liệu của máy hủy tài liệu khác nhau tùy theo ngành. Có tổng cộng 7 cấp độ cho máy hủy tài liệu theo DIN 66399. Cấp độ 7 là mức độ bảo mật cao nhất. Tình trạng giấy hủy theo tiêu chí cụ thể như sau.
- P-1, hình dạng giấy hủy chủ yếu là dải, diện tích giấy hủy nhỏ hơn 2000m², và mức độ bảo mật là 75%.
- P-2, hình dạng giấy hủy chủ yếu là dải, diện tích giấy hủy nhỏ hơn 800m², và mức độ bảo mật là 85%.
- P-3, hình dạng giấy hủy chủ yếu là dải, diện tích giấy hủy nhỏ hơn 320m², và mức độ bảo mật là 92%.
- P-4, hình dạng giấy hủy chủ yếu là hạt, diện tích giấy hủy nhỏ hơn 160m², và mức độ bảo mật là 98%.
- P-5, hình dạng giấy hủy chủ yếu là hạt, diện tích giấy hủy nhỏ hơn 30m², và mức độ bảo mật là 99.99%.
- P-6, hình dạng giấy hủy chủ yếu là hạt, diện tích giấy hủy nhỏ hơn 10m², và mức độ bảo mật gần 100%.
- P-7, hình dạng giấy hủy chủ yếu là hạt, diện tích giấy hủy nhỏ hơn 5m², và mức độ bảo mật gần 100%.
Trong số đó, cấp độ 4 và cấp độ 5 phổ biến hơn, và chúng đủ để đáp ứng nhu cầu hủy tài liệu trong môi trường văn phòng bình thường. Mức độ bảo mật có thể đạt hơn 98%.
Nếu có nhu cầu cao về bảo mật, bạn có thể bắt đầu với máy hủy tài liệu P-7. Tuy nhiên, giá của máy hủy tài liệu với mức độ bảo mật cấp 7 cũng rất đắt.
2.2 Khả năng hủy tài liệu
Khả năng hủy tài liệu đề cập đến độ dày giấy và số lượng giấy tối đa mà máy hủy tài liệu có thể xử lý cùng một lúc, và lượng giấy hủy là thông lượng của chính máy. Máy hủy tài liệu thông thường có thể hủy 13-15 tờ mỗi lần, và máy hủy tài liệu lớn có thể hủy 60-70 tờ mỗi lần. Thông thường, hiệu quả hủy càng tốt thì khả năng hủy càng kém, chẳng hạn như khả năng hủy danh nghĩa của một máy hủy tài liệu thương hiệu là A4, 70g, 7-9 tờ, có nghĩa là máy hủy tài liệu có thể xử lý bảy đến chín tờ giấy A4 với độ dày 70g mỗi lần. Sử dụng văn phòng thông thường A4, 70g, 3-4 tờ có thể đáp ứng nhu cầu công việc hàng ngày, nếu là văn phòng lớn, cần chọn máy hủy tài liệu có định dạng phù hợp và tốc độ nhanh hơn. Máy hủy tài liệu lớn hiện có thể đạt tới 60-70 tờ mỗi lần.
Giấy hủy phải được sử dụng theo khả năng hủy mà máy có thể chịu đựng, để không gây ra kẹt giấy bất thường, động cơ quá tải bị cháy, v.v.
2.3 Chiều rộng khe hủy giấy
Vì diện tích của tệp máy tính rộng hơn tệp văn phòng thông thường, thường là 9*11 hoặc 11*15, giấy cần được đưa vào theo chiều dọc với vết cắt, nếu không toàn bộ dòng văn bản có thể còn nguyên và dữ liệu bị lộ; Nếu khe hủy quá mỏng, giấy sẽ gấp lại, giảm số lượng mảnh vỡ mỗi lần, và dễ dẫn đến kẹt giấy, giảm hiệu quả công việc. Do đó, việc sử dụng máy hủy giấy đặc biệt cho máy tính, khe hủy của nó phải rộng ít nhất 385mm, là tiêu chuẩn tối thiểu. Chiều rộng khe hủy càng lớn, việc vận hành càng thuận tiện.
2.4 Chức năng trả ngược giấy
Sau tất cả, máy hủy giấy là một vật dụng phá hủy, vậy nếu bạn vô tình đặt nhầm tài liệu thì sao? Trong trường hợp này, chức năng "trả ngược giấy" có thể là cứu cánh. Nếu nó được sử dụng trong văn phòng, tốt nhất là có tính năng này.
2.5 Dung tích thùng rác
Sau khi tăng năng suất của bạn, hãy xem tần suất bạn đổ giấy hủy. Kích thước của thùng rác quyết định tần suất đổ rác của máy hủy. Nếu máy hủy thường được sử dụng trong văn phòng, càng lớn càng tốt, tần suất đổ thùng rác càng ít. Nếu nó được sử dụng trong nhà riêng của bạn, tần suất hủy thấp, thì bạn không cần quan tâm quá nhiều
Hiện tại, một số máy hủy giấy sẽ cảnh báo khi thùng rác đầy, hoặc khi thùng rác gần đầy, và ngừng hoạt động.
2.6 Có yên tĩnh không?
Đó là hiệu quả hủy và hiệu quả đổ rác. Sự yên tĩnh của môi trường làm việc trực tiếp ảnh hưởng đến tâm trạng của chúng ta. Để đáp ứng thông tin bảo vệ môi trường, bộ phận máy hủy giấy chung có tiêu chuẩn cao hơn 62 decibel, âm lượng của máy hủy lớn hơn sẽ lớn hơn, nhưng xu hướng thiết kế mới sẽ tập trung vào âm lượng thấp, để nhân viên văn phòng có thể tận hưởng môi trường làm việc yên tĩnh nếu tần suất sử dụng máy hủy của bạn tương đối thấp, âm lượng hoạt động không đặc biệt quan trọng. Nhưng nếu vào cuối mỗi tháng, bạn phải hủy nhiều tài liệu lưu trữ. Hãy chọn một cái yên tĩnh. Vì tâm trạng tốt của đồng nghiệp của bạn.
3. Sử dụng và bảo trì máy hủy giấy
- Dụng cụ trong máy rất chính xác và sắc bén. Hãy chú ý khi sử dụng. Không để góc áo, cà vạt, tóc, v.v. vào khe giấy để tránh hư hỏng ngẫu nhiên.
- Khi thùng hủy đầy, vui lòng lấy ra kịp thời để tránh ảnh hưởng đến công việc bình thường của máy.
- Không đặt vải bị hủy, nhựa, băng keo, kim loại cứng, v.v.
- Để kéo dài tuổi thọ của máy, lượng giấy bị hủy nên thấp hơn lượng giấy tối đa được quy định bởi máy. Không đặt đĩa bị hỏng, đĩa, thẻ tín dụng vào máy mà không có hướng dẫn.
- Vệ sinh vỏ máy, vui lòng cắt nguồn điện trước, lau bằng vải mềm với chất tẩy rửa hoặc nước xà phòng mềm, không để dung dịch vào bên trong máy, không sử dụng bột tẩy, xăng hoặc dung dịch pha loãng để lau.
- Không để các vật sắc nhọn chạm vào vỏ máy, để không ảnh hưởng đến vẻ ngoài của máy.
4. Các câu hỏi thường gặp về máy hủy giấy
- Máy hủy giấy có thể hủy những gì khác ngoài giấy?
Ngoài giấy thông thường, máy hủy giấy còn có thể hủy đĩa, thẻ, ổ USB, túi tài liệu, ghim bấm, kẹp giấy, bảng mạch, v.v., tất nhiên, khi mua, trang giới thiệu sản phẩm sẽ rõ ràng cho biết máy hủy. Hãy chắc chắn làm theo hướng dẫn.
- Máy hủy giấy có thể hoạt động liên tục trong bao lâu?
Theo các sản phẩm khác nhau, thời gian sử dụng liên tục cũng khác nhau, thường là 5 phút để bắt đầu, cao nhất có thể hủy liên tục không ngừng. Hãy chắc chắn biết thời gian sử dụng liên tục của nó khi sử dụng, nếu không bạn có thể nghĩ rằng nó bị hỏng.
- Máy hủy giấy có những chức năng nào khác?
Máy hủy giấy cũng có chức năng dừng an toàn khi chạm, khóa bảo vệ trẻ em, tự động ngủ, tự động trả ngược giấy và lọc không khí. Tất nhiên, giá của máy hủy có các tính năng này tương đối cao.
