Cảnh tượng quá quen thuộc: Đã 10:30 tối. Phòng khách tối om ngoại trừ ánh sáng xanh trắng của màn hình laptop và ánh nhấp nháy nhẹ nhàng, buộc tội của điện thoại. Bạn đã "làm việc" trong mười hai giờ, nhưng các email khẩn cấp vẫn còn, dự án quan trọng hầu như chưa tiến triển, và tâm trí bạn cảm thấy như một đầm lầy ngập sương mù. Bạn tự nhủ, "Mình chỉ cần tập trung hơn," nhưng nỗ lực đó ngay lập tức bị phá hoại bởi một rung động ảo trong túi—một thông báo kéo bạn xuống hố thỏ của một nguồn cấp dữ liệu thuật toán. Chu kỳ không ngừng này của sự bận rộn không có tác động là lời nguyền của chuyên gia hiện đại, và đó chính là xung đột tách biệt những người chỉ bận rộn với những người thực sự thành công.
Những người quyền lực nhất trong kinh doanh—những người sáng lập, các tổng thống, các CEO—không sống theo cách này. Họ đã nhận ra từ lâu rằng cách tiếp cận tiêu chuẩn đối với quản lý thời gian là một lời nói dối, một công cụ để duy trì, không phải để mở rộng. Họ hoạt động với một niềm tin rõ ràng, gần như cấp tiến: Các mẹo năng suất ưu việt không phải là tìm thêm thời gian; mà là bảo vệ thời gian hiện có của bạn với một kỷ luật quyết liệt, không khoan nhượng. Chúng ta đang nói về các thói quen không thể thương lượng và sự ưu tiên tàn nhẫn, loại cam kết tạo ra "lợi thế không công bằng" trước khi ngày làm việc bắt đầu. Bí mật thực sự để thành công không phải là một ứng dụng; đó là một sự thay đổi tinh thần thách thức.

Bạn đã nghe điều này cả ngàn lần: "Chiến thắng buổi sáng, chiến thắng cả ngày." Nó đã trở thành một câu nói rỗng tuếch, thường được thì thầm bởi những người thức dậy sớm chỉ để kiểm tra email trên giường. Nhưng cách tiếp cận buổi sáng của giám đốc điều hành ưu tú là một tuyên bố chiến tranh chống lại cuộc sống phản ứng. Đó là một khối thời gian không thể thương lượng dành cho các hoạt động có đòn bẩy cao—những thứ làm năng lượng cơ thể, làm sắc bén tâm trí, và di chuyển kim chiến lược trước khi bất kỳ ai khác thậm chí đang rót tách cà phê đầu tiên của họ. Cam kết này là nền tảng mẹo năng suất thiết lập nhịp điệu cho mười hai giờ tiếp theo.
Đối với những nhà lãnh đạo như Neil Clifford, đặt báo thức vào một thời điểm kỳ lạ như 4:47 sáng không chỉ là một thói quen kỳ quặc; đó là một thiết bị cam kết tâm lý. Nó buộc phải phá vỡ nhịp điệu tiêu chuẩn của con người và tạo ra một nơi trú ẩn cá nhân. Những giờ đầu tiên của ngày là không gian não bộ thuần khiết, không có cấu trúc. Không có yêu cầu họp, không có tin nhắn Slack khẩn cấp, và không có cảnh báo tin tức điên cuồng. Đây là thời gian khi những ý tưởng tốt nhất được sinh ra—trên sân tennis, trong một chuyến lái xe im lặng, hoặc qua một tách cà phê với một người bạn dậy sớm. Những hành động này không phải là "mẹo" theo nghĩa tầm thường; chúng là một thói quen được bảo vệ với sự cảnh giác của một nhân viên tuần tra biên giới.
Chương trình trước công việc này là nơi bạn quyết định ngày sẽ trông như thế nào, thay vì để hộp thư đến quyết định cho bạn. Khi bạn giải quyết một câu đố hóc búa, tham gia một buổi tập luyện nghiêm ngặt, hoặc chỉ đơn giản ngồi trong im lặng, bạn đang chuẩn bị động cơ nhận thức của mình. Bạn đang đạt được một chiến thắng quyết định trước mong muốn tự nhiên của bạn về sự thoải mái. Giá trị thực sự của buổi sáng sớm là sự thiếu vắng hoàn toàn của sự phân tâm, một nguồn tài nguyên quá khan hiếm trong thế giới hiện đại mà cách duy nhất để đảm bảo nó là thức dậy trước khi phần còn lại của thế giới có cơ hội phá hỏng nó. Đó là một niềm tin rằng công việc được thực hiện từ 5:00 sáng đến 8:00 sáng có giá trị gấp mười lần công việc được thực hiện từ 3:00 chiều đến 6:00 chiều.
Hầu hết mọi người coi bữa trưa hoặc bữa tối là bối cảnh xã hội tiêu chuẩn cho kinh doanh, nhưng các giám đốc điều hành thông minh, như Paul Needham, hiểu sức mạnh chiến lược của cuộc họp bữa sáng. Đó là một động thái tối ưu hóa tuyệt vời. Các cuộc họp bữa sáng thường nhanh hơn, thường bị giới hạn bởi thực tế của ngày làm việc sắp tới. Có một giới hạn thời gian tích hợp, buộc cuộc trò chuyện phải sắc bén và hiệu quả.
Sâu sắc hơn, chiến lược này ngay lập tức kích hoạt chế độ làm việc của bạn. Đến khi giám đốc điều hành bước vào văn phòng, họ đã hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, xây dựng động lực, thử một địa điểm mới và xây dựng vốn xã hội—tất cả trước 9:00 sáng. Đó là một hình thức đa nhiệm thực sự hoạt động vì một yếu tố (ăn uống/giao tiếp xã hội) có tải trọng nhận thức thấp, trong khi yếu tố khác (thảo luận chiến lược) có giá trị cao. Đây không phải là về việc nhồi nhét nhiều hơn vào ngày; mà là làm cho những giờ đầu tiên của bạn trở nên năng suất, chủ động và hướng ngoại.
Nếu bạn nghĩ các mẹo năng suất ưu việt không chỉ là về các khung thời gian và danh sách công việc cần làm, bạn đã bỏ lỡ nguyên tắc cốt lõi. Những nhà lãnh đạo kỷ luật nhất, như CEO của Carlsberg Jacob Aarup-Andersen, hiểu rằng năng suất là một đầu ra về năng lượng, không phải là vấn đề của ý chí. Châm ngôn của anh ấy—Thể dục, Giấc ngủ và Dinh dưỡng (FSN)—không phải là tùy chọn; nó là cơ sở hạ tầng. Bạn không thể liên tục tạo ra công việc chất lượng cao với một bộ não mờ mịt, một cơ thể thiếu dinh dưỡng, hoặc chỉ với vài giờ ngủ không sâu.
Đây là nơi niềm tin cấp tiến xuất hiện: Chăm sóc bản thân không phải là phần thưởng; đó là một yêu cầu chiến lược. Thói quen của Kevin Ross là đi ngủ lúc 9 giờ tối và tập gym lúc 5 giờ sáng, bất kể múi giờ nào, minh họa cho sự tàn nhẫn này. Anh ấy đã chọn ưu tiên hệ điều hành sinh học của mình hơn mọi sự phân tâm có thể khác. Ella Mills nhấn mạnh tầm quan trọng của "những thói quen nhỏ cộng lại," có nghĩa là ngay cả một cuộc đi bộ mười phút hoặc một buổi yoga ngắn cũng là một khoản đầu tư tốt hơn là chỉ đơn giản nhấn "báo lại" trên việc tự duy trì. Bạn phải đối xử với cơ thể mình như cỗ máy đưa ra quyết định của bạn, và nếu cỗ máy đang hoạt động với năng lượng cạn kiệt, các quyết định của bạn sẽ phản ánh sự nghèo nàn của năng lượng đó.

Mối đe dọa lớn nhất đối với đầu ra cấp điều hành là dòng chảy liên tục của sự phân tâm kỹ thuật số. Hầu hết người lao động đang ở trong trạng thái chú ý một phần liên tục, nơi không có nhiệm vụ nào nhận được toàn bộ sức mạnh nhận thức của họ. Những nhà lãnh đạo thành công nhất nhận ra rằng công việc sâu—một trạng thái tập trung không bị phân tâm đẩy khả năng nhận thức của bạn đến giới hạn—là cách duy nhất để tạo ra những kết quả thực sự có giá trị, không thể sao chép. Trụ cột thứ hai của hệ thống năng suất của họ là xây dựng các tường lửa chống lại tiếng ồn không ngừng của thế giới kỹ thuật số.
Đối với một giám đốc điều hành đi khắp thế giới, máy bay thường được coi là một gánh nặng—một điều ác cần thiết của việc đi công tác. Jacob Aarup-Andersen hoàn toàn lật ngược kịch bản này bằng cách không bao giờ sử dụng Wi-Fi trên máy bay. Anh ấy biến cabin chật chội thành một buồng tập trung bắt buộc. Trên máy bay, bạn không thể tham dự một cuộc họp, nhận cuộc gọi hoặc xử lý một vụ cháy văn phòng đột ngột.
Đây là một mẹo mạnh mẽ, phản trực giác: Chấp nhận giới hạn. Bằng cách chủ động loại bỏ kết nối, anh ấy biến vài giờ có khả năng bị mất thành khối thời gian thực sự không bị gián đoạn duy nhất mà anh ấy có được trong cả tuần. Đây là nơi diễn ra việc lập kế hoạch chiến lược, đọc các tài liệu dày đặc hoặc soạn thảo các thông tin liên lạc quan trọng. Nếu bạn liên tục kiểm tra email của mình, bạn không lãnh đạo; bạn chỉ đơn thuần phản hồi. Lãnh đạo thực sự đòi hỏi thời gian dành cho việc suy nghĩ, không phải gõ phím, và đôi khi, công cụ tốt nhất chỉ đơn giản là một rào cản vật lý đối với các yêu cầu của thế giới.
Quyết định từ bỏ mạng xã hội, như Rose Vangerven đã làm khi trở thành CEO, là một động thái có đòn bẩy cao sâu sắc. Mạng xã hội là một nền kinh tế được xây dựng dựa trên sự chú ý của bạn và như cô ấy đã lưu ý, bạn trở thành "một sản phẩm" cho nền tảng, không phải ngược lại. Sự tiêu hao thực sự không phải là hai mươi phút bạn dành để cuộn; đó là dư lượng nhận thức còn lại sau đó. Mỗi lần nhìn vào Instagram hoặc X đều kéo tâm trí bạn ra khỏi nhiệm vụ hiện tại, buộc bạn phải trả "chi phí chuyển đổi" để lấy lại sự tập trung.
Đối với một nhà lãnh đạo có nhiệm vụ chính là đưa ra các quyết định phức tạp trị giá hàng triệu đô la, một tâm trí phân tán là một mối đe dọa hiện hữu. Xóa các ứng dụng không phải là một hành động khổ hạnh; đó là một sự rút lui chiến lược khỏi một trận chiến thua cuộc. Khoảnh khắc bạn quyết định rằng suy nghĩ nội tâm của bạn có giá trị hơn một nguồn cấp dữ liệu bên ngoài của cuộc sống được chọn lọc, lọc kỹ, bạn giành lại một lượng lớn băng thông tinh thần.Mẹo năng suất ưu tú thường mang tính trừ, không phải cộng. Cách nhanh nhất để tạo ra thời gian là loại bỏ những thứ tiêu tốn sự chú ý của bạn mà không mang lại cho bạn bất kỳ giá trị thực sự nào.
Mary Beth Laughton, CEO của REI Co-op, tận dụng niềm đam mê đi bộ của mình không chỉ vì sức khỏe thể chất mà còn như một công cụ chuyên nghiệp có chủ đích. "Đi bộ và nói chuyện" là một động thái thiên tài vì hai lý do. Thứ nhất, chuyển động làm tăng lưu lượng máu đến não, kích thích sự sáng tạo và tập trung. Thứ hai, và quan trọng hơn, nó thay đổi động lực của cuộc trò chuyện.
Thường rất khó để "đi sâu" với một thành viên trong nhóm trong một văn phòng ngột ngạt, nhưng thời gian có xu hướng chậm lại bên ngoài. Đi bộ vai kề vai với đồng nghiệp làm giảm rào cản tâm lý của một cuộc họp chính thức. Nó khuyến khích sự trung thực, dễ bị tổn thương và kết nối chân thành. Nó biến một buổi đánh giá hiệu suất thành một buổi huấn luyện, và một bản cập nhật trạng thái thành một cơ hội cố vấn. Kinh nghiệm của tôi cũng chứng minh điều này: Tôi từng phải đưa ra một thông điệp hiệu suất khó khăn cho một thành viên chủ chốt trong nhóm. Thay vì triệu tập anh ấy đến văn phòng của tôi, tôi đề nghị đi dạo trong không khí mùa thu mát mẻ. Tiếng giày của chúng tôi kêu lạo xạo trên sỏi, không khí mát lạnh trên khuôn mặt của chúng tôi—nó làm dịu đi sự lo lắng. Cuộc trò chuyện cảm thấy ít giống như một cuộc đối đầu và giống như hai đồng nghiệp cùng nhau giải quyết vấn đề. Nhịp điệu tự nhiên của các bước tạo ra một nhịp điệu phi ngôn ngữ giúp cả hai chúng tôi giữ vững tinh thần và tập trung vào con đường phía trước. Đây là một mẹo tinh tế nhưng mạnh mẽ kết hợp xây dựng mối quan hệ, sức khỏe thể chất và kiểm tra chiến lược thành một quy trình liền mạch, lấy con người làm trung tâm.

Thành phần cuối cùng của hệ thống ưu tú là việc thực hiện các quy trình biến một dòng công việc áp đảo thành một dòng ưu tiên rõ ràng, dễ điều hướng. Đối với nhà lãnh đạo có hàng nghìn yêu cầu, một danh sách công việc đơn giản theo thứ tự thời gian là một thất bại đang chờ xảy ra. Thực sự mẹo năng suất ưu tú liên quan đến các hệ thống áp đặt một cấu trúc tàn nhẫn, gần như nhân tạo lên các yêu cầu trong ngày, buộc phải phân loại trước khi bất kỳ công việc nào được thực hiện.
Susan Sarich, CEO của SusieCakes, sử dụng một kỹ thuật cổ điển nhưng thường bị đánh giá thấp: danh sách mã hóa màu. Phương pháp này cực kỳ hiệu quả vì nó vượt qua sự mơ hồ về mặt tinh thần của những gì là "quan trọng."
Green: Khẩn cấp, phải hoàn thành hôm nay.
Yellow: Kịp thời, phải hoàn thành trong tuần này.
Pink: Không khẩn cấp, một phần thưởng cho tháng.
Hệ thống này là một hành động trung thực chủ động. Hầu hết mọi người lấp đầy ngày của họ với các nhiệm vụ "màu vàng" hoặc "màu hồng" vì chúng dễ dàng hơn, cho phép họ cảm thấy bận rộn mà không hiệu quả. Sự khẩn cấp trực quan của bút đánh dấu màu xanh lá cây buộc sự tập trung nhận thức ngay lập tức vào các mục quan trọng nhất. Mục tiêu không phải là xóa toàn bộ danh sách; mục tiêu là đảm bảo các mục màu xanh lá cây biến mất. Đây là một sự phân biệt quan trọng: Thành công được định nghĩa bằng việc loại bỏ những thứ thực sự quan trọng, không phải là khối lượng các mục đã hoàn thành.
Scott Wiseman, lãnh đạo của Nocturne Luxury Villas, có "quy tắc ghi chú Post-it nghiêm ngặt" là một kiệt tác của sự ràng buộc: chỉ năm mục khẩn cấp bổ sung được phép ngoài các ưu tiên hàng ngày ban đầu được ghi lại vào đêm hôm trước. Đây là một ứng dụng của nguyên tắc nguồn lực khan hiếm. Bằng cách tự giới hạn mình một cách nhân tạo chỉ còn năm mục, anh ấy nâng cao tiêu chuẩn cho những gì được coi là "khẩn cấp."
Khi bạn cho phép một danh sách công việc vô hạn, bộ não của bạn phân tán năng lượng của nó mỏng manh trên tất cả các mục. Khi bạn buộc phải chọn chỉ năm mục, bạn phải áp dụng phán đoán chiến lược: Năm mục nào sẽ tạo ra tác động tích cực lớn nhất? Đây là định nghĩa của công việc có đòn bẩy cao. Hơn nữa, bằng cách lập khung cho ngày hôm trước, anh ấy ngăn chặn việc viết lại danh sách của mình vào lúc 2 giờ sáng, đảm bảo một giấc ngủ yên bình, phục hồi. Kỷ luật này ngăn chặn các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng có giá trị thấp lấn át công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, điều này thúc đẩy thành công lâu dài.
Ellen Bettridge, CEO của Uniworld River Cruises, cắt qua sự trì trệ bằng cách lập danh sách, đặt giới hạn thời gian cho mỗi mục và sau đó đặt hẹn giờ. Đây không chỉ là quản lý thời gian tốt; đó là một thủ thuật tâm lý sâu sắc. Bằng cách đặt ra một thời hạn cứng—nói, 30 phút cho một email phức tạp—bạn buộc não của mình vào trạng thái khẩn cấp tập trung. Điều này thường được gọi là "trạng thái dòng chảy" hoặc Công Việc Sâu, nơi mà điều duy nhất quan trọng là nhiệm vụ trước mắt và thời gian đang cạn kiệt.
Hẹn giờ hoạt động như một đối tác trách nhiệm không phán xét liên tục. Nó ngăn chặn sự xâm nhập ngấm ngầm của chủ nghĩa hoàn hảo và sự phân tâm của các nhiệm vụ liên quan nhưng thứ yếu. Không có gì thỏa mãn tâm trí sản xuất hơn âm thanh của hẹn giờ tắt với một nhiệm vụ có giá trị cao đã hoàn thành và được gạch bỏ. Điểm mấu chốt ở đây là chất lượng của sự tập trung quan trọng hơn số lượng giờ của bạn. Khi bạn buộc một cuộc chạy nước rút có giới hạn thời gian, bạn đạt được mức độ tập trung mà hàng giờ nỗ lực lang thang không bao giờ có thể sánh được.
Sợi chỉ chung được dệt qua thói quen của những nhà lãnh đạo siêu thành công này không phải là thiên tài hay may mắn; đó là một cam kết sâu sắc và triệt để để bảo vệ những tài sản quý giá nhất mà họ sở hữu: năng lượng của họ, sự tập trung của họ và thời gian suy nghĩ chiến lược của họ. Họ không phản ứng với thế giới; họ chủ động cấu trúc thế giới của họ để tối ưu hóa đầu ra của họ. Họ chọn bình minh lạnh lẽo, yên tĩnh thay vì buổi chiều hỗn loạn. Họ chấp nhận sự ngắt kết nối bắt buộc thay vì sự hấp dẫn của nguồn cấp dữ liệu liên tục. Họ sử dụng màu sắc, số lượng và hẹn giờ cứng để áp đặt sự rõ ràng lên thực tế phức tạp, đòi hỏi của việc lãnh đạo.
Bạn không thể đạt được kết quả cao cấp với thói quen tầm thường. Đã đến lúc vượt qua lời khuyên nông cạn "kiểm tra email ít hơn" và áp dụng các kỷ luật không thể thương lượng để rèn luyện tư duy điều hành. Ngừng cố gắng tìm thêm giờ trong ngày và bắt đầu coi thời gian của bạn như tài nguyên không thể tái tạo duy nhất. Sự thay đổi không phải là gia tăng; nó là tuyệt đối.Bạn nghĩ gì về niềm tin này? Bạn sẽ xóa các ứng dụng tiêu tốn thời gian, hay bạn sẽ tiếp tục để các thuật toán quyết định số phận của mình? Chúng tôi rất muốn nghe từ bạn!
Q: Đâu là mẹo năng suất cao cấp hiệu quả nhất trong tất cả các mẹo được đề cập bởi các CEO? A: Mặc dù không có câu trả lời duy nhất, thực hành biến đổi nhất là Làm Chủ Buổi Sáng thói quen, bao gồm thiết lập lịch trình trước công việc không thể thương lượng dành cho thể dục thể chất, suy ngẫm yên tĩnh hoặc các cuộc họp chiến lược (như các cuộc họp ăn sáng). Thói quen này, được đề cập bởi các nhà lãnh đạo như Kevin Ross và Neil Clifford, đảm bảo ngày bắt đầu theo điều kiện của bạn, không phải những điều được chỉ định bởi hộp thư đến hoặc lịch của bạn, tạo ra nền tảng của năng lượng cao và ý định tập trung.
Q: Làm thế nào để tôi thực sự bắt đầu thực hiện Công Việc Sâu vào lịch trình bận rộn của mình? A: Bắt đầu với Wi-Fi Blackout hack. Xác định một khối thời gian 60-90 phút trong ngày của bạn và chủ động tắt tất cả thông báo, đóng tất cả các ứng dụng giao tiếp và nếu có thể, sử dụng một thiết bị không kết nối vật lý với internet. Đối xử với khối này như một cuộc họp quan trọng mà bạn không thể bỏ lỡ. Sử dụng hẹn giờ, như Ellen Bettridge đã đề xuất, để buộc một nỗ lực tập trung, khẩn cấp vào nhiệm vụ thách thức nhất, không thể sao chép của bạn. Đây là con đường duy nhất đến Công Việc Sâu.
Q: Có thực sự cần thiết phải đi ngủ cùng một lúc để tăng cường các mẹo năng suất cao cấp của tôi không? A: Có, sự nhất quán trong giấc ngủ là rất quan trọng. Như Kevin Ross đã lưu ý, năng suất phụ thuộc vào kỷ luật và thói quen. Đi ngủ và thức dậy cùng một lúc, ngay cả vào cuối tuần, điều chỉnh nhịp sinh học của bạn, đó là đồng hồ nội bộ của cơ thể bạn. Điều này dẫn đến giấc ngủ chất lượng cao hơn, phục hồi hơn, đảm bảo bạn "xuất hiện với năng lượng và sự rõ ràng cần thiết để lãnh đạo," như Jacob Aarup-Andersen nhấn mạnh. Mức năng lượng của bạn là nút thắt cổ chai cuối cùng đối với đầu ra hiệu quả.
Q: Cách tốt nhất để xử lý danh sách công việc quá tải là gì? A: Sử dụng một hệ thống giới hạn nghiêm ngặt như Thẻ Ưu Tiên Năm Mục hoặc Susan Sarich’s Danh Sách Việc Cần Làm Mã Màu. Ngừng liệt kê mọi thứ bạn có thể làm và bắt đầu xác định không thương tiếc ba đến năm điều mà phải được thực hiện để tiến tới các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Mục tiêu là thực thi ưu tiên, không chỉ cataloging. Bằng cách áp dụng một ràng buộc nghiêm ngặt, bạn buộc mình phải chọn chỉ những nhiệm vụ có đòn bẩy cao nhất.
Q: Những mẹo năng suất cao cấp này có thể hoạt động cho ai đó không phải là CEO hoặc giám đốc điều hành không? A: Chắc chắn rồi. Đây không phải là những công cụ chỉ dành cho văn phòng góc; chúng là những nguyên tắc của tâm lý học và hiệu suất con người. Cho dù bạn là sinh viên, người làm việc tự do hay quản lý cấp trung, các nguyên tắc làm chủ buổi sáng, loại bỏ tiếng ồn kỹ thuật số (như mạng xã hội) và ưu tiên nghiêm ngặt các nhiệm vụ của bạn sẽ tăng cường cơ bản chất lượng và tác động của công việc của bạn.
Q: Các nhà lãnh đạo thành công sử dụng việc đi bộ như một mẹo năng suất cao cấp như thế nào? A: Các nhà lãnh đạo như Mary Beth Laughton sử dụng "Chiến Lược Đi Bộ Và Nói Chuyện" để kết hợp nhiều hoạt động có giá trị cao: tập thể dục, làm sạch não và giao tiếp chất lượng cao, có tính chất quan hệ. Đi bộ thay đổi động lực, làm cho các cuộc trò chuyện ít chính thức và trung thực hơn. Đó là cách thực hiện hướng dẫn sâu sắc và kiểm tra chiến lược trong khi đồng thời thu được lợi ích tinh thần và thể chất của thời gian dành ngoài trời, hiệu quả đa nhiệm về sức khỏe và mối quan hệ của bạn.