เครื่องทำลายกระดาษเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่ประกอบด้วยชุดมีด มอเตอร์ ฯลฯ ซึ่งสามารถใช้ในการตัดกระดาษและป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลเพื่อให้เกิดความลับ ฟังก์ชันหลักของเครื่องทำลายกระดาษคือการทำลายกระดาษ บางรุ่นสามารถทำลาย CD/VCD บัตรธนาคาร เป็นต้น ปุ่มบนอุปกรณ์ทั่วไปมักจะเป็นสวิตช์ หมุนไปข้างหน้า หมุนย้อนกลับ เป็นต้น เครื่องทำลายกระดาษระดับกลางและสูงยังมีฟังก์ชันการทำลายต่อเนื่อง ป้องกันการติดกระดาษ การเตือนภาระเต็ม การเตือนความร้อนเกิน เป็นต้น
1. ประเภทของเครื่องทำลายกระดาษ
- เครื่องทำลายกระดาษมือ เครื่องทำลายกระดาษที่ใช้มือมีขนาดเล็กและมีประสิทธิภาพต่ำ มีข้อดีคือการบำรุงรักษาง่ายและราคาถูก
- เครื่องทำลายกระดาษบนโต๊ะ ตัวเล็ก สามารถวางบนโต๊ะเพื่อใช้งานได้ เหมาะสำหรับการใช้งานในสำนักงานและบ้านประจำวัน
- เครื่องทำลายกระดาษส่วนบุคคล/บ้านขนาดเล็ก รุ่นใหญ่กว่าเล็กน้อยเมื่อเทียบกับรุ่นบนโต๊ะ และมีประสิทธิภาพในการทำลายกระดาษที่ดีขึ้นมาก เหมาะสำหรับการใช้งานในครอบครัวและสำนักงานขนาดเล็ก
- เครื่องทำลายกระดาษสำนักงานขนาดกลาง รุ่นที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด มีความสามารถในการทำลายกระดาษสูงและมีความคุ้มค่าสูง
- เครื่องทำลายกระดาษสำนักงานขนาดใหญ่ ตัวใหญ่ เหมาะสำหรับสถานที่ทำงานขององค์กรขนาดใหญ่ สามารถเก็บกระดาษที่ถูกทำลายได้มาก ลดความยุ่งยาก ราคาแพง
2. วิธีการเลือกเครื่องทำลายกระดาษ?
ฟังก์ชันพารามิเตอร์พื้นฐานของเครื่องทำลายกระดาษรวมถึงสื่อที่สามารถทำลายได้ ระดับความลับ จำนวนแผ่นที่ทำลาย ขนาดของแผ่นที่ทำลาย เวลาในการทำลายต่อเนื่อง ปริมาตร และความเร็วในการทำลาย
2.1 มาตรฐานของเครื่องทำลายกระดาษ
ความต้องการในการทำลายกระดาษของเครื่องทำลายกระดาษจะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรม มีทั้งหมด 7 ระดับสำหรับเครื่องทำลายกระดาษตาม DIN 66399 ระดับ 7 เป็นระดับความลับสูงสุด สถานะของกระดาษที่ถูกทำลายภายใต้เกณฑ์เฉพาะมีดังนี้
- P-1, รูปร่างของกระดาษที่ถูกทำลายส่วนใหญ่เป็นแถบ พื้นที่ของกระดาษที่ถูกทำลายน้อยกว่า 2000 ตารางเมตร และระดับความลับคือ 75%
- P-2, รูปร่างของกระดาษที่ถูกทำลายส่วนใหญ่เป็นแถบ พื้นที่ของกระดาษที่ถูกทำลายน้อยกว่า 800 ตารางเมตร และระดับความลับคือ 85%
- P-3, รูปร่างของกระดาษที่ถูกทำลายส่วนใหญ่เป็นแถบ พื้นที่ของกระดาษที่ถูกทำลายน้อยกว่า 320 ตารางเมตร และระดับความลับคือ 92%
- P-4, รูปร่างของกระดาษที่ถูกทำลายส่วนใหญ่เป็นเม็ดเล็ก ๆ พื้นที่ของกระดาษที่ถูกทำลายน้อยกว่า 160 ตารางเมตร และระดับความลับคือ 98%
- P-5, รูปร่างของกระดาษที่ถูกทำลายส่วนใหญ่เป็นเม็ดเล็ก ๆ พื้นที่ของกระดาษที่ถูกทำลายน้อยกว่า 30 ตารางเมตร และระดับความลับคือ 99.99%
- P-6, รูปร่างของกระดาษที่ถูกทำลายส่วนใหญ่เป็นเม็ดเล็ก ๆ พื้นที่ของกระดาษที่ถูกทำลายน้อยกว่า 10 ตารางเมตร และระดับความลับใกล้เคียงกับ 100%
- P-7, รูปร่างของกระดาษที่ถูกทำลายส่วนใหญ่เป็นเม็ดเล็ก ๆ พื้นที่ของกระดาษที่ถูกทำลายน้อยกว่า 5 ตารางเมตร และระดับความลับใกล้เคียงกับ 100%
ในบรรดาระดับ 4 และระดับ 5 เป็นที่พบเห็นได้บ่อยที่สุด และเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการในการทำลายกระดาษในสภาพแวดล้อมสำนักงานทั่วไป ระดับความลับสามารถถึงมากกว่า 98%
หากมีความต้องการความลับสูง สามารถเริ่มใช้เครื่องทำลายกระดาษ P-7 ได้ อย่างไรก็ตาม ราคาเครื่องทำลายกระดาษที่มีระดับความลับถึง 7 ก็แพงเช่นกัน
2.2 ความสามารถในการทำลายกระดาษ
ความสามารถในการทำลายกระดาษหมายถึงความหนาของกระดาษและจำนวนกระดาษสูงสุดที่เครื่องทำลายกระดาษสามารถจัดการได้ในครั้งเดียว และปริมาณกระดาษที่ทำลายคือปริมาณงานของเครื่องเอง เครื่องทำลายกระดาษทั่วไปสามารถทำลายกระดาษได้ 13-15 แผ่นต่อครั้ง และเครื่องทำลายกระดาษขนาดใหญ่สามารถทำลายกระดาษได้ 60-70 แผ่นต่อครั้ง โดยทั่วไปแล้ว ยิ่งผลการทำลายกระดาษดีเท่าไร ความสามารถในการทำลายกระดาษก็จะยิ่งแย่ลง เช่น ความสามารถในการทำลายกระดาษที่ระบุของเครื่องทำลายกระดาษยี่ห้อหนึ่งคือ A4, 70g, 7-9 แผ่น ซึ่งหมายความว่าเครื่องทำลายกระดาษสามารถจัดการกับกระดาษ A4 หนา 70g ได้เจ็ดถึงเก้าแผ่นในครั้งเดียว การใช้งานในสำนักงานทั่วไป A4, 70g, 3-4 แผ่นสามารถตอบสนองความต้องการในการทำงานประจำวันได้ หากเป็นสำนักงานขนาดใหญ่ ควรเลือกเครื่องทำลายกระดาษที่มีรูปแบบและความเร็วที่เหมาะสมตามความต้องการ เครื่องทำลายกระดาษขนาดใหญ่ที่มีอยู่ในปัจจุบันสามารถทำลายกระดาษได้ 60-70 แผ่นต่อครั้ง
การทำลายกระดาษต้องใช้ตามความสามารถในการทำลายกระดาษที่เครื่องสามารถทนได้ เพื่อไม่ให้เกิดการติดกระดาษผิดปกติของเครื่องยนต์ ภาระมอเตอร์มากเกินไปจนไหม้ เป็นต้น
ความกว้างของช่องใส่กระดาษ 2.3
เนื่องจากพื้นที่ของไฟล์คอมพิวเตอร์กว้างกว่าไฟล์สำนักงานทั่วไป โดยปกติ 9*11 หรือ 11*15 กระดาษที่จะทำลายต้องใส่ในแนวตั้งกับรอยตัด มิฉะนั้นข้อความทั้งบรรทัดอาจยังคงอยู่และข้อมูลจะถูกเปิดเผย หากช่องใส่กระดาษบางเกินไป กระดาษจะพับเข้าด้วยกัน ลดจำนวนชิ้นที่ทำลายแต่ละครั้ง และง่ายต่อการทำให้กระดาษติด ลดประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้นการใช้เครื่องทำลายเอกสารคอมพิวเตอร์พิเศษ ช่องใส่กระดาษควรกว้างอย่างน้อย 385 มม. เป็นมาตรฐานขั้นต่ำ ยิ่งช่องใส่กระดาษกว้างเท่าไหร่ การใช้งานก็จะสะดวกขึ้นเท่านั้น
ฟังก์ชันย้อนกลับกระดาษ 2.4
หลังจากทั้งหมด เครื่องทำลายเอกสารเป็นอุปกรณ์ที่ทำลายเอกสาร ดังนั้นถ้าคุณใส่เอกสารผิดพลาด? ในกรณีนี้ ฟังก์ชัน "ย้อนกลับกระดาษ" สามารถช่วยชีวิตได้ หากใช้ในสำนักงาน ควรมีฟังก์ชันนี้
ความจุกล่อง 2.5
หลังจากเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณแล้ว ดูว่าคุณทิ้งกระดาษที่ทำลายบ่อยแค่ไหน ขนาดของปริมาณจะกำหนดความถี่ในการทิ้งเครื่องทำลายเอกสาร หากเครื่องทำลายเอกสารถูกใช้บ่อยในสำนักงาน ยิ่งใหญ่ยิ่งดี การทิ้งกล่องขยะจะน้อยลง หากใช้ในบ้านของคุณเอง ความถี่ในการทำลายเอกสารต่ำ คุณไม่จำเป็นต้องใส่ใจมาก
ปัจจุบัน เครื่องทำลายเอกสารบางรุ่นจะแจ้งเตือนเมื่อถังขยะเต็ม หรือเมื่อถังขยะใกล้เต็ม และหยุดทำงาน
มันเงียบหรือไม่? 2.6
นั่นแหละ ประสิทธิภาพในการทำลายเอกสารและประสิทธิภาพในการทิ้งเอกสาร ความเงียบสงบของสภาพแวดล้อมการทำงานของเรามีผลโดยตรงต่ออารมณ์ของเรา เพื่อให้ตอบสนองต่อข้อมูลการปกป้องสิ่งแวดล้อม แผนกเครื่องทำลายเอกสารทั่วไปจะมีมาตรฐานเสียงสูงกว่า 62 เดซิเบล ปริมาณเสียงของเครื่องทำลายเอกสารที่มีปริมาณการทำลายมากจะมีเสียงดังขึ้น แต่แนวโน้มการออกแบบใหม่จะเน้นที่เสียงเบา เพื่อให้พนักงานในสำนักงานสามารถเพลิดเพลินกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่เงียบสงบได้ หากความถี่ในการใช้เครื่องทำลายเอกสารของคุณค่อนข้างต่ำ ปริมาณเสียงขณะทำงานจะไม่สำคัญมาก แต่ถ้าทุกสิ้นเดือนคุณต้องทำลายเอกสารที่เก็บไว้จำนวนมาก เลือกเครื่องที่เงียบ เพื่ออารมณ์ที่ดีของเพื่อนร่วมงานของคุณ
การใช้และการบำรุงรักษาเครื่องทำลายเอกสาร 3.
- เครื่องมือในเครื่องมีความแม่นยำและคม กรุณาระวังเมื่อใช้งาน อย่าให้มุมเสื้อผ้า เนคไท ผม ฯลฯ เข้าไปในช่องใส่กระดาษเพื่อหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ
- เมื่อถังทำลายเอกสารเต็ม กรุณาถอดออกทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงการกระทบต่อการทำงานปกติของเครื่อง
- อย่าใส่ผ้า พลาสติก เทป โลหะแข็ง ฯลฯ เข้าไปในเครื่อง
- เพื่อยืดอายุการใช้งานของเครื่อง ปริมาณกระดาษที่ทำลายควรต่ำกว่าปริมาณสูงสุดที่เครื่องกำหนด อย่าใส่แผ่นดิสก์ ดิสก์ บัตรเครดิตเข้าไปในเครื่องโดยไม่มีคำแนะนำ
- ทำความสะอาดเปลือกของเครื่อง กรุณาตัดไฟก่อน ใช้ผ้านุ่มชุบน้ำยาทำความสะอาดหรือสบู่อ่อนๆ อย่าให้น้ำยาเข้าไปในเครื่อง อย่าใช้ผงฟอกขาว น้ำมันเบนซิน หรือของเหลวเจือจางทำความสะอาด
- อย่าให้วัตถุมีคมสัมผัสกับเปลือกเครื่อง เพื่อไม่ให้กระทบต่อรูปลักษณ์ของเครื่อง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องทำลายเอกสาร 4.
- เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายอะไรได้บ้างนอกจากกระดาษ?
นอกจากกระดาษทั่วไปแล้ว เครื่องทำลายเอกสารยังสามารถทำลายแผ่นดิสก์ บัตร USB แฟลชไดรฟ์ ถุงเอกสาร ลวดเย็บกระดาษ คลิปหนีบกระดาษ แผงวงจร ฯลฯ แน่นอนว่าในเวลาซื้อ หน้าผลิตภัณฑ์จะแจ้งรายละเอียดชัดเจน กรุณาปฏิบัติตามคำแนะนำ
- เครื่องทำลายเอกสารสามารถใช้งานต่อเนื่องได้นานแค่ไหน?
ตามผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน เวลาการใช้งานต่อเนื่องก็จะแตกต่างกันไป โดยทั่วไปเริ่มต้นที่ 5 นาที สูงสุดสามารถทำลายเอกสารได้อย่างต่อเนื่องไม่หยุด กรุณาทราบเวลาใช้งานต่อเนื่องเมื่อใช้งาน มิฉะนั้นคุณอาจคิดว่าเครื่องเสีย
- เครื่องทำลายเอกสารมีฟังก์ชันอะไรอีกบ้าง?
เครื่องทำลายเอกสารยังมีฟังก์ชันหยุดสัมผัสเพื่อความปลอดภัย ล็อคป้องกันเด็ก การนอนหลับอัตโนมัติ การย้อนกลับกระดาษอัตโนมัติ และการฟอกอากาศ แน่นอนว่าเครื่องทำลายเอกสารที่มีฟังก์ชันเหล่านี้จะมีราคาสูงขึ้น
